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Un bureau rangé tout le temps, est-ce possible ? Ordonner son bureau, c’est un peu comme aménager sa cuisine ! Lorsqu’on cuisine, on sort plein d’ingrédients, le donne de méthodes culinaires, de la vaisselle, …Idem lorsqu’on travaille : on peut avoir à gagner plusieurs papiers, des fournitures de bureau, … Cela ne signifie pas pour autant avoir un bureau en désordre. L’important est de bien remiser le tout dès que le travail est terminée. Mais pour cela, il faut se retrouver dans quelques phases tout d’abord pour correctement que le rangement se fasse facilement. Pour faire du tri, on peut se baser sur les durées légales minimales de conservation. Il est en effet inefficace de garder des dossiers qui ne serviront jamais ( excepté les souvenirs qui sont à prendre soin à part ).
Parce que c’est le document qui servira de référence au livre de compte de l’état civil, l’acte de naissance est fabriqué avec l’aide de plusieurs personnes différentes qui remplissent deux documents distincts. D’abord, le médecin ou la sage-femme actuels à la naissance répondent à ce qu’on appelle le constat d’arrivée sur terre. Celui-ci a le lieu, la date et l’heure de la naissance de votre enfant en plus de son sexe. Il contient aussi le prénom et le nom de famille de la mère, son lieu de naissance et son adresse. Finalement, le constat d’arrivée sur terre a l’appelation et l’adresse de l’hôpital où l’enfant est né. Ce constat est avec des motifs imprimés en deux types, le premier est envoyé au directeur de l’état civil, le deuxième est remis aux parents en même temps que le questionnaire de déclaration de naissance.
l’ensemble de ceux qui ont la coutume de partir en voyage souvent ou de temps en temps savent que l’un des pires cauchemars envisagés est de perdre ses papiers d’identité, ultimes sésames dans les destinations du monde entier. Pour se protéger contre cela, les plus prévoyants ont la coutume de faire chauffer la photocopieuse avant le départ en voyage. Des copies glissées dans chacune des valises, dans le pardessus, le porte-feuille, etc. On est jamais trop prudent ! Les craintes continuent néanmoins présentes, et l’ingénieux système, faillible.
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se concentrent sur les papiers dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur l’espace personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : toutefois, il s’agit d’un point concret pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le nombre de documents à entretenir rétréci d’année en année !
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas disposer immédiatement. L’action de sortir la pochette, dénicher la bonne place pour le document, le remiser et ensuite mettre de coté la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre business et à la longue fastidieux. Non, la solution, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à côté. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( dans l’idéal à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les papiers Administratifs dans Administratif, etc…Une fois tous les mois, videz la bannette en rangeant les papiers papiers là où ils doivent aller.
Lorsque les courriers arrivent, il est decisif d’effectuer un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent durant des mois dans un coin du bureau. Les courriers urgents sont à lire immédiatement, tandis que les autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est conseillé d’avoir un organiseur de bureau pour placer les papiers importants qui demandent une action ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, factures en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se débarrasser dès le début des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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